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Cómo escribir un informe comercial para estudiantes de inglés

Cómo escribir un informe comercial para estudiantes de inglés

Si desea aprender a escribir un informe comercial en inglés, siga estos consejos y use el informe de ejemplo como una plantilla en la cual basar su propio informe comercial. En primer lugar, los informes comerciales proporcionan información importante para la administración que es oportuna y objetiva. Los estudiantes de inglés que escriben informes comerciales deben asegurarse de que el idioma sea preciso y conciso. El estilo de escritura utilizado para informes comerciales debe presentar información sin opiniones firmes, sino más directa y precisa como sea posible. El lenguaje de enlace debe usarse para conectar ideas y secciones del informe comercial. Este ejemplo de informe comercial presenta los cuatro elementos esenciales que cada informe comercial debe incluir:

  • Términos de referencia

Los términos de referencia se refieren a los términos en los que se redacta el informe comercial.

  • Procedimiento

El procedimiento describe el método que se utilizó para recopilar datos para el informe.

  • Recomendaciones

Los resultados describen los datos u otra información importante que produjo el informe.

  • Conclusiones

Se extraen conclusiones sobre los hallazgos que proporcionan razones para las recomendaciones.

  • Recomendaciones

Las recomendaciones son sugerencias específicas hechas en base a las conclusiones del informe.

Lea el breve informe comercial de ejemplo y siga los consejos a continuación. Los maestros pueden imprimir estos ejemplos para usarlos en clase en lecciones usando estrategias de escritura de enseñanza sólida.

Informes: Informe de ejemplo

Términos de referencia

Margaret Anderson, Directora de Personal ha solicitado este informe sobre la satisfacción de los beneficios de los empleados. El informe debía presentarse a ella antes del 28 de junio.

Procedimiento

Una selección representativa del 15% de todos los empleados fueron entrevistados en el período comprendido entre el 1 de abril y el 15 de abril con respecto a:

  1. Satisfacción general con nuestro paquete de beneficios actual
  2. Problemas encontrados al tratar con el departamento de personal
  3. Sugerencias para la mejora de las políticas de comunicación.
  4. Problemas encontrados al tratar con nuestro HMO

Recomendaciones

  1. Los empleados generalmente estaban satisfechos con el paquete de beneficios actual.
  2. Se encontraron algunos problemas al solicitar vacaciones debido a lo que se percibe como largos períodos de espera de aprobación.
  3. Los empleados mayores repetidamente tuvieron problemas con los procedimientos de medicamentos recetados de HMO.
  4. Los empleados entre las edades de 22 y 30 reportan pocos problemas con HMO.
  5. La mayoría de los empleados se quejan de la falta de seguro dental en nuestro paquete de beneficios.
  6. La sugerencia más común para mejorar era la capacidad de procesar solicitudes de beneficios en línea.

Conclusiones

  1. Los empleados mayores, mayores de 50 años, están teniendo serios problemas con la capacidad de nuestra HMO de proporcionar medicamentos recetados.
  2. Nuestro sistema de solicitud de beneficios debe revisarse como la mayoría de las quejas relacionadas con el procesamiento interno.
  3. Es necesario que se realicen mejoras en el tiempo de respuesta del departamento de personal.
  4. Las mejoras en la tecnología de la información deben considerarse a medida que los empleados adquieren más conocimientos tecnológicos.

Recomendaciones

  1. Reúnase con los representantes de la HMO para analizar la naturaleza seria de las quejas relacionadas con los beneficios de medicamentos recetados para empleados mayores.
  2. Dar prioridad al tiempo de respuesta de solicitud de vacaciones ya que los empleados necesitan una aprobación más rápida para poder planificar sus vacaciones.
  3. No tome medidas especiales para el paquete de beneficios de los empleados más jóvenes.
  4. Analice la posibilidad de agregar un sistema de solicitudes de beneficios en línea a la Intranet de nuestra empresa.

Puntos importantes para recordar

  • Un informe se divide en cuatro áreas:
    • Términos de referencia- Esta sección brinda información general sobre el motivo del informe. Generalmente incluye a la persona que solicita el informe.
    • Procedimiento- El procedimiento proporciona los pasos exactos tomados y los métodos utilizados para el informe.
    • Recomendaciones- Los hallazgos señalan los descubrimientos realizados durante el curso de la investigación del informe.
    • Conclusiones- Las conclusiones proporcionan conclusiones lógicas basadas en los hallazgos.
    • Recomendaciones- Las recomendaciones establecen acciones que el autor del informe considera que deben tomarse en función de los hallazgos y conclusiones.
  • Los informes deben ser concisos y objetivos. Las opiniones se dan en la sección "conclusiones". Sin embargo, estas opiniones deben basarse en hechos presentados en los "hallazgos".
  • Use tiempos simples (generalmente el presente simple) para expresar hechos.
  • Utilice el formulario imperativo (Discuta la posibilidad ..., dé prioridad ..., etc.) en la sección "recomendaciones", ya que se aplican a la empresa en su conjunto.

Continúe aprendiendo sobre otros tipos de documentos comerciales utilizando estos recursos:

Memos
Email
Introducción a la redacción de planes de negocios

Las notas de negocios se escriben en una oficina entera. Al escribir notas de negocios, asegúrese de marcar claramente a quién está destinado el memorando, la razón para escribirlo y quién lo está escribiendo. Las notas tienden a informar a los colegas sobre los cambios de oficina y de procedimiento que se aplican a un gran grupo de personas. A menudo proporcionan instrucciones con la voz imperativa. Aquí hay una nota de ejemplo con puntos importantes de seguimiento para usar al escribir notas de negocios en inglés.

Memo de ejemplo

De: Gerencia

Para: Personal de ventas del área noroeste

RE: Nuevo sistema de informes mensuales

Nos gustaría repasar rápidamente algunos de los cambios en el nuevo sistema de informes mensuales de ventas que discutimos en la reunión especial del lunes. En primer lugar, nos gustaría enfatizar una vez más que este nuevo sistema le ahorrará mucho tiempo al informar sobre ventas futuras. Entendemos que le preocupa la cantidad de tiempo que se requerirá inicialmente para ingresar los datos de su cliente. A pesar de este esfuerzo inicial, estamos seguros de que pronto disfrutarán de los beneficios de este nuevo sistema.

Aquí hay un vistazo al procedimiento que deberá seguir para completar la lista de clientes de su área:

  1. Inicie sesión en el sitio web de la compañía en //www.picklesandmore.com
  2. Ingrese su ID de usuario y contraseña. Estos serán emitidos la próxima semana.
  3. Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en "Nuevo cliente".
  4. Ingrese la información apropiada del cliente.
  5. Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya ingresado a todos sus clientes.
  6. Una vez que haya ingresado esta información, seleccione "Realizar pedido".
  7. Elija el cliente de la lista desplegable "Clientes".
  8. Elija los productos de la lista desplegable "Productos".
  9. Elija las especificaciones de envío de la lista desplegable "Envío".
  10. Haga clic en el botón "Procesar orden".

Como puede ver, una vez que haya ingresado la información adecuada del cliente, el procesamiento de pedidos no requerirá papeleo de su parte.

Gracias a todos por su ayuda en la implementación de este nuevo sistema.

Atentamente,

administración

Puntos importantes para recordar

  • Use la siguiente estructura para comenzar una nota:MEMORÁNDUM
    De: (persona o grupo que envía la nota)
    Para: (persona o grupo a quien se dirige la nota)
    RE: (el tema de la nota, esto debería estar ennegrita)
  • El término "memorando" puede usarse en lugar de "memo".
  • Una nota generalmente no es tan formal como una carta escrita. Sin embargo, ciertamente no es tan informal como una carta personal.
  • El tono de un memo es generalmente amigable ya que es una comunicación entre colegas.
  • Mantenga la nota concisa y al grano.
  • Si es necesario, presente el motivo de la nota con un párrafo corto.
  • Use viñetas para explicar los pasos más importantes en un proceso.
  • Use un breve agradecimiento para terminar el memo. Esto no tiene por qué ser tan formal como en una carta escrita.

Informes
Memos
Email
Introducción a la redacción de planes de negocios

Para aprender a escribir un correo electrónico comercial, recuerde lo siguiente: Los correos electrónicos comerciales generalmente son menos formales que las cartas comerciales. Los correos electrónicos comerciales escritos a colegas son generalmente directos y solicitan acciones específicas que se deben tomar. Es importante mantener cortos los correos electrónicos de su empresa, ya que cuanto más fácil sea responder a un correo electrónico, más probable es que un contacto comercial responda rápidamente.

Ejemplo 1: formal

El primer ejemplo muestra cómo escribir un correo electrónico comercial formal. Tenga en cuenta el "Hola" menos formal en el saludo combinado con un estilo más formal en el correo electrónico real.

Hola,

Leí en su sitio web que ofrece copia de CD de música para grandes cantidades de CD. Me gustaría preguntar sobre los procedimientos involucrados en estos servicios. ¿Los archivos se transfieren en línea o los títulos se envían por CD por correo estándar? ¿Cuánto tiempo lleva generalmente producir aproximadamente 500 copias? ¿Hay algún descuento en una cantidad tan grande?

Gracias por tomarse el tiempo de responder mis preguntas. Espero tu respuesta.

Jack Finley
Gerente de ventas, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Ejemplo 2: Informal

El segundo ejemplo muestra cómo escribir un correo electrónico informal. Observe el tono más conversacional en todo el correo electrónico. Es como si el escritor estuviera hablando por teléfono.

En 16.22 01/07 +0000, usted escribió:

> Escuché que estás trabajando en la cuenta de Smith. Si necesita información, no dude en ponerse en contacto conmigo.

Hola Tom,

Escucha, hemos estado trabajando en la cuenta de Smith y me preguntaba si podrías echarme una mano. Necesito información privilegiada sobre desarrollos recientes allí. ¿Crees que podrías transmitir cualquier información que tengas?

Gracias

Peter

Peter Thompsen
Gerente de cuentas, contabilidad triestatal
(698) 345 - 7843

Ejemplo 3: muy informal

En el tercer ejemplo, puede ver un correo electrónico muy informal que es muy similar a los mensajes de texto. Use este tipo de correo electrónico solo con colegas con quienes tenga una relación de trabajo cercana.

A las 11.22 01/12 +0000, usted escribió:

> Me gustaría una sugerencia para una firma de consultoría.

¿Qué hay de Smith and Sons?

KB

Puntos importantes para recordar

  • El correo electrónico es mucho menos formal que una carta escrita. Los correos electrónicos suelen ser cortos y concisos.
  • Si le escribe a alguien que no conoce, un simple "Hola" es adecuado. Usar un saludo como "Estimado señor Smith" es demasiado formal.
  • Cuando le escriba a alguien que conoce bien, siéntase libre de escribir como si le estuviera hablando a la persona.
  • Use formas verbales abreviadas (Él, Somos, Él, etc.)
  • Incluya un número de teléfono a la firma del correo electrónico. Esto le dará al destinatario la oportunidad de llamar por teléfono si es necesario.
  • No es necesario incluir su dirección de correo electrónico, ya que el destinatario puede responder al correo electrónico.
  • Al responder, elimine toda la información que no sea necesaria. Solo deje las secciones de texto relacionadas con su respuesta. Esto le ahorrará tiempo al lector cuando lea su correo electrónico.

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